La oficina de proyectos PMO

La PMO oficina de proyectos, elemento clave para facilitar el cambio organizacional corporativo

Una PMO es un departamento que conduce e impulsada el negocio dentro de una empresa, y se encarga de administrar las actividades, herramientas y personas relacionadas con la gestión de proyectos. Es un pilar fundamental que promueve la consecución de objetivos estratégicos a través de la gestión del portafolio de proyectos de la organización. Es un nuevo departamento que garantiza que las persona adecuadas, estén trabajando en los proyectos correctos, en el momento adecuado y de la manera correcta.

Beneficios de la PMO:

Los beneficios de poseer un departamento PMO en la empresa son:

• Los proyectos se entregan con una consistencia predecible.
• Informes transparentes de estado del proyecto y finanzas.
• Inversión efectiva en proyectos.
• Mejora de la satisfacción de los grupos de interés y productividad de los empleados.
• Ahorros a largo plazo a través de una sólida ejecución de iniciativas.

Componentes principales de la PMO:

Los componente principales estructurales de una oficina de proyectos son:

• Funcional: analiza la función central de una PMO. Ayuda a definir la función, el rol y el alcance del PMO a través de normas, gobernanza, entregas, estrategia.
• Estructural: se enfoca en tres pilares que apoyan la estructura de todos los departamentos: sus personas, procesos y herramientas.
• Disciplinario: aborda las diversas disciplinas o dominios de la gestión de proyectos que debe cubrir su PMO. Ejecución, cambio, recursos, y comunicaciones.

Como implantar una PMO exitosa:

Se propone seguir un esquema metodológico, que se centra en el análisis y diagnóstico de la situación actual de la empresa, en todo lo relacionado con la gestión de proyectos y en la elaboración de un plan de implantación (con iniciativas y acciones) para alcanzar un escenario objetivo.

Para iniciar la implantación de la PMO empezamos por un piloto acotado de un mínimo de 150 días, centrando las acciones en un departamento concreto de la organización y seleccionando un conjunto de proyectos.

Entregables del modelo global de PMO:

A continuación podemos ver algunos de los entregables que hay que implantar en la empresa con una PMO global corporativa o EPMO.

• Flujo de aprobación y priorización de proyectos.
• Estructura de gobierno común a todos los proyectos del portafolio.
• Definición estándares metodológicos, normas y directrices
• Formación estandarizada en grupos de procesos metodológicos para la gestión del portafolio y proyectos.
• Alineamiento con la estrategia corporativa. Cierre del ciclo. Mapa estratégico, BSC - Kpis, reporte estandarizado para seguimiento y control corporativo periódico.
• Herramientas para la gestión del portafolio y la gestión de proyectos / programas.
• Reporting y cuadro de mando. Métricas de control y mejora continua.